秘书能力结构是秘书人员所需具备的合理的能力组合。是由秘书工作的性质和特点所决定的。秘书人员要接受和传达领导的指示，有时要代表领导说话、办事、出席会议、接待来访、洽谈工作、做会议记录、接听电话，因而需要较强的听知能力，能迅速理解，及时归纳，抓住要点，捕捉意图，触类旁通，準确记忆;要有较强的口语表达能力，口齿清楚，语言简洁，含义明确，条理清晰，感染力强。
秘书人员要为领导起草各种档案，为领导提供情况汇报、信息摘要、观点综述等，因而要有较强的文字表达能力，词意準确，观点鲜明，层次分明，字迹工整。秘书人员要协助领导进行管理活动，处理事务性工作，因而要进行调查研究，分析情况，预测发展趋势。为领导拟制方案，必须要有较强的思维能力，善于运用归纳、演绎和系统分析等科学方法，剖析和把握事务的发展规律。秘书人员要组织会议，受理信访，安排会见，接待来宾，处理各种複杂事务，所以需要具备较强的组织能力和应变能力，能在各种场合态度从容，眼光敏锐，目标明确，方法得当，协调各方意见，果断处理职责範围内的各种问题，能为领导分忧解难。